Steuern sparen durch betriebliche Nutzung privater PKW

Die Situation

Von Existenzgründern und Inhabern kleiner Unternehmen werde ich häufig gefragt, ob und wie sie die Kosten für betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW steuerlich gewinnmindernd gelten machen können. Oder ob solche Kosten nur angesetzt werden können, wenn das Fahrzeug im Betriebsvermögen ist. Für alle, die auf eigenen Rechnung und Gefahr arbeiten, gilt in diesem Beitrag der Begriff Betriebsvermögen für Wirtschaftsgüter (PKW, Mobilia, Computer. usw.) gleichermaßen, da für betriebliche Nutzung keine weitere Unterscheidung notwendig ist.

Der Hintergrund ist, dass die meisten Unternehmer klein anfangen mit ihrer gewerblichen, handwerklichen oder freiberuflichen Tätigkeit oder mit ihrer Dienstleistung. Sehr häufig fehlt den Existenzgründern und Unternehmern in der Aufbauphase noch das Geld für einen betrieblichen PKW oder der Umfang betrieblicher Fahrten ist noch gering. Aber auch sie müssen vor und während der Startphase und auch später noch zu potenziellen Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, zur Post und Bank, zum Steuerberater, zum Finanzamt und zu andere Behörden oder Einrichtungen fahren.

Das tun sie dann mit ihrem bereits vorhanden privaten PKW. Doch wie können die Kosten für diese Fahrten in der Gewinnermittlung berücksichtigt?

Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen

Zunächst ist festzustellen, dass auch betriebliche Fahrten mit einem privaten PKW von der Steuer abgesetzt werden können, in dem sie in der Gewinnermittlung als Betriebsausgaben gelten gemacht werden.

Dazu ist wichtig zu klären, ob das bisherige Privatfahrzeug überhaupt noch zum Privatvermögen gehört oder schon dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist. Privatvermögen ist es, solange es höchsten zur Hälfte betrieblich genutzt wird. Ist der betriebliche Nutzungsanteil größer, gehört der PKW zwingend zum Betriebsvermögen. Das Steuerrecht lässt hier keine Wahlmöglichkeit. Dann ist der PKW mit dem Marktwert in das Betriebsvermögen einzulegen und abzuschreiben.

Es gibt zwar die Möglichkeit, den privaten PKW freiwillig dem Betriebsvermögen zuzuordnen, wenn er zu mehr als 10% aber maximal zu 50% betrieblich genutzt wird. Dann kann man alle laufenden Kosten, Steuern und Versicherung sowie auch die Abschreibung vom Marktwert ab der Zuordnung zum Betriebsvermögen ansetzen. Das hat aber den Nachteil, dass bei einem Verkauf des Fahrzeuges der Verkaufspreis als Einnahme anzusetzen ist. Dabei entsteht häufig, insbesondere bei älteren Fahrzeugen ein zusätzlicher steuerpflichtiger Gewinn. Daher rate ich in der Regel davon ab.

Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils

Da keiner in die Zukunft schauen kann, weiß niemand zu Beginn der betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges oder am Anfang des Jahres wie hoch der betriebliche Nutzungsanteil sein wird. Dieser sollte daher anhand des geplanten Geschäftsverlaufs geschätzt werden.

Wenn er eindeutig unter 50% liegen wird, können die steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen nach der folgenden Anleitung ermittelt werden. Dazu müssen keine Belege über die Fahrzeugkosten aufgehoben werden und es entsteht auch kein zusätzlicher Gewinn beim Verkauf des Fahrzeuges. Für den Fall, dass sich im Laufe oder am Ende des Jahres doch eine überwiegend betriebliche Nutzung ergibt, sollten aber sicherheitshalber alle Belege aufgehoben werden, damit sie für die Ermittlung der Betriebskosten des PKW zur Verfügung stehen.

Der betriebliche Nutzungsumfang ist anhand des Verhältnisses von privaten zu betrieblich gefahrenen Kilometern zu ermitteln.

Betriebliche Fahrten sind zunächst alle anfangs genannten Fahrten. Bei der Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils sind aber auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dem betrieblichen Anteil zuzurechnen. Dies bedeutet, dass häufige, regelmäßige Fahrten zu einem weit entfernten Betriebssitz einen hohen betrieblichen Nutzungsanteil zur Folge haben können, der ggf. zur Zuordnung des PKW zum notwendigem Betriebsvermögen zwingt.

Häufig höre ich, dass die Unternehmer die Belege über Betriebsstoff sammeln, um die Fahrtkosten nachzuweisen. Das funktioniert aber nicht, weil es in den Steuergesetzen so nicht vorgesehen ist. Es mangelt an der eindeutigen Zuordnung dieser Ausgaben zu den betrieblichen Fahrten, weil mit dem Betriebsstoff auch privat gefahren worden sein könnte. Außerdem ist diese Art des Nachweises nachteilig für den Unternehmer, weil - wie jeder weiß - neben den Betriebsstoffkosten auch noch Kfz-Steuer und -versicherung, Reparaturkosten, Abschreibung oder Leasingkosten usw. zu den Kfz-Kosten gehören, die berücksichtigt werden sollten. Bußgelder gehören allerdings nicht dazu, auch wenn sie auf einer betrieblichen Fahrt verhängt worden sind.

Ein einfacher und richtiger Weg ist, die wesentlichen Daten der betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen und den steuerlich abzugsfähigen Betrag mit pauschalen Kostensätzen zu ermitteln. Die Aufzeichnung kann z.B. im Terminkalender oder im Outlook-Kalender erfolgen. Dabei geht man aber das Risiko ein, dass es bei einer Betriebsprüfung zu Diskussionen mit dem Betriebsprüfer kommt. Dieser könnte die Richtigkeit der Aufzeichnungen anzweifeln, da sie jederzeit nachträglich ergänzt oder geändert werden können. Das ist in handschriftlichen Terminkalendern und im Outlook möglich.

Auf der sicheren Seite ist man mit der Nutzung eines elektronischen Tools, das die Aufzeichnungen sauber protokolliert und alle nachträglichen Änderungen auch. Aber der Nachweis kann auch in Papierform geführt werden, wie ich gleich zeige.

Diese Informationen müssen erfasst werden

Es ist nicht notwendig, alle Fahrten zu erfassen. Die privaten Fahrten gehen das Finanzamt nichts an. Man muss nur die Daten der betrieblichen Fahrten festhalten. Für diese kann man pro tatsächlich gefahrenem Kilometer 0,30 € vom Gewinn abziehen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb können 0,30 € pro Entfernungskilometer abgesetzt werden. Man kann auch die tatsächlichen Kosten nachweisen und ansetzen. Das zeige ich aber in einem anderen Beitrag. Wichtig ist auch, den Tachostand am 01. Januar und am 31. Dezember aufzuschreiben, weil die insgesamt im Kalenderjahr gefahrenen Kilometer zur Ermittlung der Nutzungsverhältnisse benötigt werden (wir denken an die Prüfung ob der PKW im Betriebs- oder Privatvermögen ist).

Wenn die betriebliche Tätigkeit im Laufe des Jahres beginnt oder endet, ist der Kilometerstand zu diesem Zeitpunkt festzuhalten. Die betrieblichen Fahrten können in einer fortlaufend, lückenlos zu führenden Liste dokumentiert werden - getreu dem Motto "Wer schreibt, der bleibt". Dabei sollten Hin- und Rückfahrt getrennt erfasst werden, weil dies die Aufzeichnungen übersichtlich macht. Und vergessen Sie nicht die Fahrten zu Tankstelle oder Werkstatt zu erfassen. Einen Vordruck dafür finden Sie in den Downloads „Nachweis für betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW“.

Diese Daten sollten aufgezeichnet werden:

Datum, Abfahrts- und Ankunftszeit, Fahrtziel (Ort), Fahrtzweck (Name der besuchten Person, Firma, Einrichtung usw.) und geschäftliche Tätigkeit, Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt und gefahrene Kilometer.

Wenn man dies konsequent macht und dabei auch die Abfahrts- und Rückkehrkilometerstände sowie die Abfahrts- und Ankunftszeit notiert, kann man zeigen, dass

1. das Fahrzeug weniger als zur Hälfte betrieblich genutzt wird, also im Privatvermögen ist
2. die Anzahl der betrieblich gefahrenen Kilometer übersichtlich darstellen
3. die notierten Zeiten gleich für die Berechnung der steuerlich abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen nutzen

Für die Ermittlung des Nutzungsverhältnisses gibt es hier ein Berechnungsschema:

Kilometerstand am Ende des Jahres:
abzüglich Kilometerstand am Anfang des Jahres:
Insgesamt im Jahr gefahrene Kilometer:
Davon betrieblich laut Fahrtenliste:
Anzahl der betrieblich gefahrenen Kilometer geteilt durch die insgesamt im Jahr gefahrenen Kilometer mal 100 ist gleich der betriebliche Nutzungsanteil in Prozent:

Merke: Wenn das Fahrzeug zu mehr als der Hälfte, also zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, gehört es nach den Regeln der steuerlichen Gewinnermittlung automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen. Als notwendiges Betriebsvermögen sind alle Wirtschaftsgüter (also auch der bisher private PKW) einzustufen, die unmittelbar für die eigenen betrieblichen Zwecke genutzt werden und deren betrieblicher Nutzungsanteil über 50 % beträgt. Das Steuerrecht lässt hier keine Wahlmöglichkeiten.

Wie Sie anstelle der 0,30 € pro Kilometer die tatsächlichen PKW-Kosten vom Gewinn absetzen können, zeige ich in meinem nächsten Beitrag.

Wie PKW, die zum Betriebsvermögen gehören, hinsichtlich der privaten Mitbenutzung behandelt werden, zeige ich in einem der folgenden Beiträge.