GESCHENKE AN GESCHÄFTSFREUNDE BESONDERS IN CORONA-ZEITEN

Besonders im Jahr 2020 werden viele Unternehmen Ihren Geschäftsfreunden anlässlich des Weihnachtsfestes wieder Geschenke machen wollen.

Das ist gerade in Corona-Zeiten wichtig, da viele Möglichkeiten für Treffen mit Geschäftsfreunden inzwischen verboten sind. Auch die mit Recht so beliebten Geschäftsessen sind nicht möglich, da die Restaurants ja die meiste Zeit wegen Corona geschlossen haben, und es außerdem dabei zu großer persönlicher Nähe kommen kann.

Also bleiben als eine Alternative Geschenke an Geschäftsfreunde. Jedoch sind für deren steuerliche Abzugsfähigkeit einige Regeln zu beachten. Zunächst wirft sich die Frage auf, was sind überhaupt Geschenke? Dann ist zu prüfen, wer ist ein Geschäftsfreund? Und schließlich muss gefragt werden, wie hoch darf der Preis eines Geschenks sein, damit es steuerlich überhaupt anerkannt wird? Und wie ist zu verfahren, wenn das Geschenk steuerlich nicht anerkannt wird?

Was sind Geschenke?

Geschenke sind freiwillige, unentgeltliche Zuwendungen ohne Gegenleistung. Die Rede ist hier von Sachgeschenken. Für Geldgeschenke gelten die nachfolgenden Regelungen nicht.
Geschenke sind nur steuerlich berücksichtigungsfähig, wenn sie nicht auf privaten Interessen des Schenkers beruhen. Präsente aus persönlichen Anlässen an nahe Verwandte des Firmeninhabers, die keinen direkten Bezug zur Firma selbst haben, können also nicht von der Steuer abgesetzt werden, da sie nicht betrieblich veranlasst sind.

Ebenso sind z. B. Trinkgelder, Rabatte und Streuwerbeartikel, wie etwa Bild- oder Jahreskalender bis zu einem maximalen Wert von 10,00 Euro keine Geschenke an Geschäftsfreunde.

Wer sind Geschäftsfreunde?

Ein Geschäftsfreund ist jemand, mit dem man regelmäßig in Geschäftsbeziehungen steht oder treten möchte. Nicht gemeint sind dabei Mitgesellschafter oder andere Teilhaber von Anteilen an Kapitalgesellschaften. Ebenso gehören zu den Geschäftsfreunden nicht die Mitarbeiter des Schenkenden. Hingegen können Mitarbeiter eines Geschäftsfreundes ebenfalls in den Genuss von Geschenken aufgrund der Geschäftsbeziehung kommen.

Wenn Sie als Inhaber oder Geschäftsführer einer Firma Ihrem Geschäftsfreund etwas schenken, können Sie die Aufwendungen dafür als Betriebsausgaben Gewinn mindernd ansetzen. Das Geschenk muss dabei aus betrieblichen Gründen gemacht werden und darf nicht mit einer Gegenleistung verbunden sein. Soweit die Theorie. In der Realität will man den Geschäftsfreund jedoch positiv für sich und seine Firma einnehmen, um auch weiterhin in Geschäftsbeziehung zu bleiben.  

Wie hoch darf der Preis des Geschenks sein?

Natürlich können Sie Ihren Geschäftsfreunden Geschenke zu jedem Ihnen angenehmen Preis machen. Für die steuerliche Abzugsfähigkeit ist aber von Bedeutung, dass der Kaufpreis weniger als 35 Euro pro beschenkter Person und Jahr beträgt. Sobald diese Grenze überschritten ist, können Sie den Betrag nicht mehr Gewinn mindernd buchen. Eine Teilung in einen abzugsfähigen Anteil bis 35 Euro und den nicht abzugsfähigen höheren Betrag ist nicht zulässig. Welche Rolle der Vorsteuerabzug dabei spielt, lesen Sie im Teil „Besonderheiten bei der Umsatzsteuer“.
Dann liegen nicht abzugsfähige Betriebsausgaben vor, die auch buchhalterisch getrennt von den abzugsfähigen Geschenken und den übrigen Betriebsausgaben gebucht werden müssen. Die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben mindern zwar den Gewinn der Gewinnermittlung, da sie als Aufwand gebucht werden. Sie dürfen aber steuerlich den Gewinn nicht mindern und müssen diesem daher außerhalb der Gewinnermittlung wieder hinzugerechnet werden. Das ist sowohl in der Gewerbesteuererklärung so vorgesehen als auch in der Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung. Es handelt sich nicht um private Ausgaben, da sie ja betrieblich veranlasst sind.

Weitere Voraussetzung

Neben der getrennten Aufzeichnung der Geschenke auf einem besonderen Buchhaltungskonto ist zu beachten, dass die Aufzeichnungen zeitnah und fortlaufend erfolgen müssen. Für jedes Geschenk sind auf der Rechnung der Name und gegebenenfalls die Firma sowie der Anlass für das Geschenk zu vermerken. Kosten für Geschenke gleicher Art, z.B. zehn Bildbände können zusammengefasst gebucht werden. Bei zusammengefasst gebuchten Geschenken ist auf der Eingangsrechnung oder in einem Anhang eine Liste der Geschenkempfänger beizufügen.
Die beschenkten Personen und der Wert der Zuwendung pro Person müssen erkennbar sein.

Besonderheit bei der Umsatzsteuer

Natürlich spielt bei den Geschenken auch die Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Hier muss unterschieden werden zwischen Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und solchen, die nicht zum Vorsteuerabzugs berechtigt sind. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist die Freigrenze nach dem Preis des Geschenks einschließlich Umsatzsteuer (Bruttobetrag) zu berechnen. Dies stellt auch einen Nachteil für die Kleinunternehmer mit einem Umsatz bis 22.000 € im Kalender dar, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Bei den vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen wird die Vorsteuer ganz normal vom Bruttopreis abgezogen und die Freigrenze nach dem Nettopreis berechnet.

Ausnahmen

Zu jeder Regel gibt es natürlich auch Ausnahmen, die hier nachfolgend genannt werden

Geschenke bis zu einem Wert von zehn Euro, z.B. einfache Wandkalender, Kugelschreiber u.ä. unterliegen nicht diesen Regelungen. Sie können nach ihrer sachlichen Zuordnung z.B. als Streuartikel gebucht werden. Empfänger sind nicht zu erfassen. 

Eine weitere Ausnahme gibt es für Geschenke an Geschäftsfreunde, die von diesen nur im Betrieb genutzt werden können. Hier ist die 35 € Freigrenze nicht anzuwenden, d.h. können sie auch teurer sein. Ein solches Geschenk könnte z.B. eine Businesssoftware oder Coachingbuch sein.

Besteuerung

Aber wie es nun mal in Deutschland ist es, kann nichts unversteuert bleiben, was eine Person oder ein Unternehmen erhält. Dies bedeutet, dass der beschenkte Geschäftsfreund das Geschenk in seiner Gewinnermittlung oder in seiner privaten Einkommensteuererklärung (wenn er z.B. das Geschenk als Vertriebsmitarbeiter einer GmbH bekommen hat) als Einnahme zu erfassen und zu versteuern hat. Das ist natürlich für den schenkenden Geschäftsfreund unerfreulich, weil er ja dem Beschenkten eine Freude machen und nicht seine Steuerbelastung erhöhen möchte. Daher gibt es die Möglichkeit, dass der Schenkende das Geschenk selbst versteuert und so den Beschenkten steuerfrei stellt.

Die Versteuerung kann in der Form vorgenommen werden, dass der Kaufpreis einschließlich Umsatzsteuer mit 30% pauschaler Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer belegt und bei der Lohnsteueranmeldung berücksichtigt wird.
Das kann zweckmäßigerweise in der Steueranmeldung für den Monat Dezember erfolgen, da zu diesem Zeitpunkt alle Geschenke bekannt sind.

Aber Vorsicht: es wäre zu einfach, wenn damit die Angelegenheit erledigt werde wäre. Denn das Finanzamt sieht manchmal die vom Schenker gezahlte Steuer ebenfalls als Geschenk an den Beschenkten an und addiert diese auf die Bemessungsgrundlage für die Schenkung obendrauf. Die übernommenen Steuern zählen dann als weiteres Geschenk. So kann es passieren, dass der Gesamtbetrag einschließlich „Steuergeschenks“ die 35-Euro-Freigrenze übersteigt, obwohl der ursprüngliche Kaufpreis darunterlag. In diesem Fall zählen die gesamten Kosten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Dies hat so der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil vom 30. März 2017, Az. IV R 13/14) entschieden.

Wenn die Wertgrenze erst aufgrund der übernommenen Steuern überschritten wird, könnte sich erst bei der Berechnung der Pauschalsteuer herausstellen, dass das Geschenk wegen der übernommenen Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann.
Deshalb sollte der schenkende Unternehmer bereits beim Kauf der Geschenke mit spitzem Bleistift rechnen, sonst kostet ihn sein Geschenk am Ende viel mehr als der Wert, der beim Geschäftspartner tatsächlich ankommt.

Die Pauschalsteuer ist eine Alles-oder-Nichts-Regelung. Das bedeutet, dass Sie entweder alle Sachgeschenke im laufenden Jahr pauschalieren oder gar keine. Rosinenpicken ist nicht möglich.

Erfreulicherweise zeigt sich die Finanzverwaltung bisher großzügig: Erst wenn der Kaufpreis selbst mehr als 35 Euro beträgt, fällt der Abzug als Betriebsausgabe weg.
Wird die Freigrenze von 35 Euro insgesamt nicht überschritten, sind sowohl der Kaufpreis als auch die übernommene Steuer als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Pauschaliert der Schenkende die Lohnsteuer für das Geschenk, muss der Beschenkte nichts mehr zahlen. Er muss gemäß § 37 b Absatz 3 EStG (Einkommensteuergesetz) darüber informiert werden, dass das Geschenk bereits versteuert ist.

Das Einkommensteuergesetz baut so hohe Hürden vor der Abzugsfähigkeit von Geschenken an Geschäftsfreunde auf, dass dabei nicht so recht Freude am Geben aufkommt.

Aber beschenken Sie Ihre Geschäftsfreunde trotzdem, gerade in der jetzigen kontaktarmen Zeit.